La préparation du travail
La préparation du travail a pour buts :
- d’éviter les pertes de temps et de matières ;
- de déterminer les cadences d’approvisionnement, de production et de livraison ;
- d’assurer la coordination entre les divers ateliers de fabrication ;
- d’assurer la coordination production approvisionnement et production vente.
Elle s’effectue en plusieurs étapes. La préparation technique est confiée au bureau des études et au bureau des méthodes. La préparation administrative est ensuite réalisée par les services d’ordonnancement et de lancement.
Le bureau des études
Le bureau des études a pour objet de déterminer les caractéristiques techniques de l’objet à fabriquer, à partir des besoins du marché précisés par les services commerciaux.
Son rôle est plus ou moins important selon les entreprises. Trois situations peuvent être distinguées :
- le produit est déterminé une fois pour toutes. Le bureau d’études est alors inexistant. Si la fabrication d’un nouveau produit apparaît nécessaire, une équipe temporaire spéciale est créée (conserverie par exemple) :
- le produit est prédéterminé par le client qui en fait lui même l’étude. Il s’agit de l’exécuter d’après les plans, dessins et spécifications. Le bureau d’études est encore inutile (cas de nombreuses firmes de sous traitance) ;
- le produit est renouvelé fréquemment. Le bureau d’études est indispensable (construction automobile, construction aéronautique). C’est le cas de toutes les activités où le rythme d’innovation est élevé.
ORGANISATION
Le bureau d’études est dirigé par un ingénieur en chef, responsable du service. Chaque projet est confié à un ingénieur de projet, assisté de techniciens, de dessinateurs et de documentalistes.
Le service dispose de bureaux, de laboratoires, de salles de dessin, de bibliothèques et d’archives. Les laboratoires effectuent les recherches, les essais, les contrôles sur matières premières, sur prototypes et sur produits finis. Dans les grandes entreprises, il existe une section de rédaction, chargée d’établir les nomenclatures et les cahiers des charges et une section de reproduction chargée du tirage des documents.
Les bibliothèques et les archives conservent deux sortes de documents, utiles pour les études : la documentation externe (revues, formulaires, livres, normes, catalogues des fournisseurs) et la documentation créée par l’entreprise (plans, mémoires, comptes rendus d’essais, cahiers des charges, nomenclatures).
FONCTIONNEMENT
Le bureau d’études peut être utilisé
- pour créer un produit nouveau ;
- pour modifier un produit existant, afin de compenser des déficiences apparues à l’usage, ou d’adapter le produit au changement des goûts de la clientèle.
ll peut être saisi par la direction générale, à l’initiative des services de mercatique (qui collectent les réclamations des clients sur les inconvénients et déficiences des produits, ainsi que les aspirations des acheteurs), des services de recherche fondamentale (découverte d’une nouvelle molécule), des services d’approvisionnement (nouvelles matières mises sur le marché par les fournisseurs) ou des services de production (lorsque le contrôle de qualité révèle des déficiences imputables à la conception du produit).
Le bureau d’études établit d’abord un avant projet comportant des plans cotés, un mémoire indiquant les caractéristiques techniques retenues et un devis.
L’avant projet est examiné par un comité de direction regroupant autour du directeur général les principaux directeurs intéressés (technique, commercial, financier). Lorsque la poursuite de l’étude est décidée, le comité de direction retient les caractéristiques de l’avant projet ou décide des modifications à lui apporter.
Le bureau d’études est alors chargé d’établir le projet définitif. Il élabore les plans et dessins, grâce à ses dessinateurs d’études. Ces documents permettent la réalisation d’un prototype, lorsque l’importance de la série de fabrication envisagée le justifie. Le prototype est ensuite testé, soit en laboratoire, soit en clientèle pour en découvrir les faiblesses.
Après mise au point, le projet final est établi : réalisation des plans définitifs, établissement de la nomenclature et de la numérotation de tous les éléments du produit à fabriquer, rédaction du cahier des charges spécifiant les diverses caractéristiques du produit.
Les études doivent réaliser un compromis entre des exigences contradictoires : sécurité d’emploi (cas des jouets, de l’automobile), fiabilité (aptitude à fonctionner sans défaillance), simplicité (pour réduire les coûts du service après vente et ne pas décourager la clientèle), dimension et poids (nécessité de la miniaturisation), esthétique et prix de vente.