La représentation de structure de l’entreprise : l’organigramme

L’utilité

La structure d’une entreprise est définie par un ensemble de textes d’organisation (fiches de postes, règlements, ’définition de documents à utiliser, de procédures à respecter).

Du fait qu’ils sont épars, nombreux et concernent soit l’ensemble des services, soit l’un d’eux seulement, ces textes ne permettent pas une compréhension du fonctionnement et de la structure d’ensemble de l’entreprise.

L’organigramme apparaît comme un procédé de visualisation d’une structure et de son fonctionnement. C’est le schéma de structure d’une entreprise.

Il répond à un triple besoin d’information du personnel et des tiers (qui sauront, par l’organigramme, à quel service s’adresser) de diagnostic car l’organigramme permet d’étudier les structures, les liaisons, les procédures et d’en faire l’analyse critique afin de déceler les déficiences et de proposer des remèdes. Les principales déficiences sont les omissions (une tâche n’est confiée à personne, une liaison nécessaire n’est pas prévue) et les interférences (deux personnes sont chargées d’une même tâche, deux circuits véhiculent les mêmes informations).

Le contenu

L’organigramme est un graphique sur lequel tout organe (ou toute personne) de l’entreprise est représenté par une figure symbolique (rectangle) et les liaisons entre ces organes sont précisées par des traits.

L’ORGANIGRAMME NORMALISE

L’AFNOR a établi un modèle d’organigramme normalisé, Norme NF Z 12.001.

Il se développe de haut en bas, une ligne étant affectée à chaque membre de l’entreprise (ou du service en cas d’organigramme partiel). Un rectangle horizontal est réservé à chaque employé et mentionne simultanément son nom et sa fonction. (Exemple : Armengaud, Chef de Bureau, sur l’organigramme AFNOR ci joint.) Il ne peut y avoir deux personnes, et donc deux rectangles, sur une même ligne.

Les niveaux hiérarchiques des individus sont traduits par le décalage horizontal des divers rectangles. Les personnes figurant dans des rectangles situés sur une même colonne occupent le même niveau hiérarchique (exemple : les secrétaires, les rédacteurs, les chefs de section). Tout rectangle situé à droite (gauche) d’un autre, correspond à un niveau hiérarchique moins (plus) élevé (exemple les rédacteurs ont un niveau hiérarchique supérieur à celui des secrétaires ; l’organigramme ci joint comprend sept niveaux hiérarchiques : chef de bureau, adjoint, chef de section, rédacteur, documentaliste et chef d’atelier, secrétaire, dactylographe).
Les liaisons hiérarchiques sont représentées par les lignes reliant entre eux les employés. Tous les subordonnés directs d’une personne sont ainsi rattachés à cette dernière par une même verticale (exemple : Duvillard a cinq subordonnés directs). Il ne faut pas confondre les niveaux et les liaisons hiérarchiques. Deux employés peuvent être de niveaux hiérarchiques consécutifs sans être subordonnés l’un à l’autre (exemple : les rédacteurs n’ont pas d’autorité hiérarchique sur la documentaliste qui est pourtant de niveau hiérarchique inférieur).

L’organigramme de base peut être complété sur sa partie droite par l’indication des liaisons non hiérarchiques existant entre les membres de l’entreprise (conseil, information, coopération). Un symbole particulier représente ces liaisons sur une ligne verticale pour les personnes en relations entre elles (exemple : la documentaliste et les trois chefs de section ont entre eux des liens de coopération, matérialisés par des tirets sur une même verticale).

Enfin, à droite de l’organigramme, des renseignements complémentaires peuvent être indiqués en regard de la ligne affectée à chaque membre du personnel ; notamment ses attributions (détail du travail effectué), le numéro du budget dont il a la gestion et l’effectif de ses subordonnés (globalement et par niveau hiérarchique).

L’ORGANIGRAMME EN BANNIÈRE

L’organigramme en bannière est le plus répandu. Les divers services sont représentés par des rectangles. Ils sont rattachés au service dont ils dépendent et, inversement, les organes qui leur sont subordonnés leur sont rattachés. La hauteur du service dans l’organigramme correspond à son niveau hiérarchique. Pour chaque service, sont indiqués le nom du responsable et ses attributions.

L’ORGANIGRAMME CIRCULAIRE

Ce type d’organigramme est adapté à l’installation d’une direction par objectifs.

II comprend trois zones concentriques relatives à des objectifs s’éloignant dans le temps avec la distance au centre à la zone extérieure sont associés les objectifs généraux ; à la zone intermédiaire, les objectifs à moyen terme établis à partir des objectifs globaux ; à la zone centrale, les objectifs d’exploitation à court terme.

Chaque unité décentralisée est responsable d’objectifs de production et de vente annuels. Elle bénéficie du service d’unités prestataires de services chargés de l’entretien, du renouvellement et du développement des ressources à moyen terme. Enfin la direction générale assure la planification, la coordination de l’ensemble et le contrôle.

La structure distingue ainsi trois grandes catégories de fonctions l’exploitation,

la gestion et la direction qui correspondent à des échéances de préoccupations différentes.

L’ORGANIGRAMME EN TRÈFLE

Ce type d’organigramme permet de visualiser le caractère collégial de la direction aux divers niveaux hiérarchiques, en faisant apparaître les groupes constitutifs de l’entreprise et les équipes de direction.

Il précise la séparation de quatre catégories d’attributions l’exploitation, la gestion des moyens, le financement, la préparation de l’avenir.

L’ORGANIGRAMME PLANÉTAIRE

Cet organigramme représente chaque unité de l’entreprise entourée de ses divers services, ainsi que la direction générale autour de laquelle gravitent les services centraux. L’ensemble est complété par les liaisons entre la direction générale et les unités décentralisées.

Cette représentation souligne la structure décentralisée de l’entreprise et l’importance des délégations d’autorité. Cet organigramme dégage également le rôle central de la direction générale, cantonnée dans les trois activités de contrôle, coordination et planification.

Il serait alors peut être souhaitable de rattacher hiérarchiquement le contrôle à l’atelier.

L’organigramme de diagnostic permet donc

Son point de départ est l’organigramme en bannière que l’on complète en y indiquant les liaisons informelles et la fréquence des liaisons formelles (c’est à dire prévues officiellement dans la structure) et informelles (non prévues). L’organigramme est aussi un moyen de constatation et de critique.

L’ORGANIGRAMME DE PREVISION

L’organigramme de prévision se présente sous deux aspects :

du point de vue des personnes il consiste à indiquer pour caqué poste simultanément le titulaire actuel du poste et son successeur prévu. Ceci permet de visualiser les mises à la retraite, promotions, mutations et départs envisagés. La méthode fait apparaître les postes vacants pour l’avenir et facilite les prévisions de formation du personnel ;

du point de vue des structures l’organigramme de prévision permet d’étudier les nouveaux services â créer, les regroupements et les suppressions à opérer. Il facilite aussi l’évolution et l’adaptation de la firme à son milieu.

Tout organigramme fournit deux types d’informations et comporte deux séries d’éléments :

des éléments relatifs aux organes. Dans un organigramme, ce sont les services qui sont représentés plutôt que les personnes. Cependant, pour chaque service l’organigramme indique la fonction exercée et le nom du responsable du service. 

des éléments relatifs aux liaisons. Les liaisons hiérarchiques et les liaisons d’état major sont souvent seules représentées. mais il est également possible d indiquer les liaisons fonctionnelles et les relations de coopération (ou de prestation de service). L’adoption d’une représentation symbolique spécifique pour chacun de ces quatre types de liaisons permet de situer exactement le rôle de chaque organe vis à vis des autres services.

Toutefois, la qualité essentielle d’un organigramme, destiné à satisfaire prioritairement un besoin d’information, reste la clarté. Cette nécessité impose donc de ne représenter que les liaisons les plus importantes entre les différents services.

En pratique, selon les besoins à satisfaire, une entreprise élabore plusieurs sortes d’organigrammes concernant l’ensemble de l’entreprise, ou limités à certains services. Seuls les organigrammes analytiques limités à une fraction de l’entreprise mentionnent des renseignements détaillés.