La structure fonctionnelle et hiérarchique d’une entreprise
Contemporain de FAYOL, l’organisateur américain TAYLOR critiqua la structure hiérarchique. En effet, dans ce schéma un subordonné dépend d’un seul chef pour la totalité de son activité. Ce supérieur doit donc avoir des connaissances très étendues, excédant fréquemment la capacité d’un seul homme.
Taylor proposa donc l’adoption d’une structure fonctionnelle dans laquelle chaque subordonné dépend de plusieurs chefs, chacun d’eux ayant une autorité limitée à sa spécialité appelée autorité fonctionnelle.
Les fondements d’une telle structure sont
- la séparation des tâches de préparation des activités d’exécution,
- l’accroissement de la compétence des chefs par leur cantonnement dans une étroite spécialisation,
- la concentration en un seul service de moyens auparavant dispersés ce qui permet des « économies d’échelles ».
Mais ses inconvénients sont importants
- dilution de l’autorité et de la responsabilité entre plusieurs chefs,
- difficultés de coordination car chacun n’envisage l’entreprise que du seul point de vue de sa fonction,
- risque de non exécution de certaines tâches, chacun croyant qu’un autre s’en charge.
- Aussi, les entreprises n’adoptent pratiquement jamais une structure fonctionnelle pure,
La structure hiérarchique fonctionnelle
Par contre, il existe fréquemment des services fonctionnels ayant une autorité limitée à un certain domaine. Ils peuvent imposer certaines actions aux autres services, notamment par une réglementation.
La réalité montre ainsi l’existence de structures mixtes, pour partie hiérarchiques et pour partie fonctionnelles. Les services fonctionnels, à autorité spécialisée, greffés sur une structure hiérarchique, se rencontrent principalement dans trois cas
Dans les très grandes sociétés, le conseil d’administration ou le directoire répartit entre ses membres l’activité d’ensemble de l’entreprise et charge chacun d’animer une des fonctions de l’entreprise.
Dans la fabrication, les services de préparation du travail exercent une autorité spécialisée, en définissant le programme de production, l’ordre d’exécution, les modes opératoires. Cette autorité s’exerce sur les ateliers de production.
Dans les entreprises décentralisées, il existe, au siège, des départements fonctionnels qui s’occupent des liaisons avec les services spécialisés des unités décentralisées et peuvent leur imposer des réglementations à respecter (politique sociale ou financière par exemple).
La structure hiérarchique avec état major
Cette structure est un système qui cherche à cumuler les avantages et à éliminer les inconvénients du modèle hiérarchique et de la structure fonctionnelle.
Il repose sur deux principes :
l’unité de commandement : c’est à dire un seul chef pour un subordonné,
la nécessité de recourir à des spécialistes pour la préparation des décisions et le contrôle de leur application.
Deux types d’organes sont donc nécessaires :
les organes hiérarchiques qui disposent, seuls, de l’autorité,
les organes d’état major placés auprès des organes hiérarchiques et qui ont une fonction de conseil, d’étude, de préparation et de contrôle.
Ces organes de conseil spécialisés sont l’analogue économique de l’état major militaire. Ils ressemblent aux fonctionnels par leur activité spécialisée ; ils en diffèrent car ils n’ont pas d’autorité, mais une simple fonction de conseil de l’organe hiérarchique auquel ils sont rattachés. En général l’état major n’existe qu’aux échelons élevés de la hiérarchie.
Cette classification des structures est utile dans la mesure
- où elle met en évidence des types purs.
- où elle permet de dégager des critères de choix entre eux selon les entreprises.
Mais il ne faut pas la prendre avec trop de rigueur. Dans beaucoup d’entreprises ce sont des types mixtes qui existent. En particulier ce qui est très fréquent c’est la pluralité des rôles d’un même organe. Selon le service avec lequel il se trouve en relation un organe pourra tantôt avoir compétence fonctionnelle, tantôt autorité hiérarchique, tantôt faire office de conseil ou même être prestataire de services.
Par exemple ta direction du personnel est très souvent :
- en position fonctionnelle vis à vis des autres organes pour les questions de gestion du personnel,
- en position de conseil (état major) vis à vis de la direction générale pour la définition de la politique sociale de la firme,
- en position de prestataire de services vis à vis des autres organes pour les programmes de formation et de perfectionnement,
- en position hiérarchique vis à vis des services spécialisés du personnel pouvant exister dans les divers établissements.
De nombreux autres organes sont dans une situation identique. Cette pluralité des rôles est la règle plutôt que l’exception. L’important est que, pour chaque poste la nature exacte de la liaison de son titulaire avec les autres organes soit explicitée pour éviter les malentendus et les frictions.