Définition et rôle des fonctions sociales, commerciales et techniques
La fonction financière
Son rôle consiste à mettre en oeuvre les capitaux c’est à dire :
Collecter les fonds en les cherchant, puis en les réunissant après examen des divers moyens de financement possibles.
Employer les fonds en les affectant aux divers emplois possibles (investissements, stocks, crédits accordés, placements) et aux différents services dans le cadre de dotations budgétaires.
Gérer les fonds par un ensemble de tâches de décision (par exemple le remplacement d’une source de financement par une autre moins onéreuse) et de tâches d’exécution (rapports avec les prêteurs et emprunteurs, remboursement et rémunération des titres émis).
En résumé, la fonction financière consiste à fournir à l’entreprise les capitaux dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin, avec le maximum de sécurité et au coût minimum.
La fonction sociale
Elle doit s’intéresser au personnel simultanément
- comme facteur de production (point de vue économique) ;
- comme homme (point de vue moral).
Son rôle est triple, car la définition d’une politique du personnel comporte au moins trois éléments :
la recherche de procédés de gestion du personnel, c’est à dire la mise au point de techniques de sélection, de méthodes de rémunération et de critères d’évaluation ;
l’utilisation de méthodes réduisant les tensions dans l’entreprise et facilitant l’intégration du personnel attitude en matière d’oeuvres sociales ; de formation et de perfectionnement ; de profil de carrière ;
la définition d’une attitude vis à vis des revendications et des organes représentatifs du personnel (délégués du personnel, délégués syndicaux, syndicats, comités d’entreprises).
Donc la fonction sociale prend en charge les ressources humaines de l’entreprise
- elle les recherche et les choisit,
- elle les gère,
- elle les perfectionne et les intègre.
La fonction approvisionnement ( commercial achat )
Cette fonction a une double mission :
- réaliser les achats,
- gérer les stocks.
La réalisation des achats, c’est :
- la recherche des fournisseurs (nomenclature) et le choix des fournisseurs,
- la détermination des produits à commander (normes de qualité et prix),
- la passation des commandes et le suivi de leur exécution,
- la réception des commandes et leur contrôle.
La gestion des stocks comprend :
la gestion du magasin proprement dite organisation, documents à utiliser, méthodes de conservation c’est à dire l’organisation sous trois formes, matérielle, administrative et comptable ;
la gestion économique des stocks c’est à dire la détermination optimale des dates de commande et des quantités à commander.
Dans certaines entreprises, commerciales et industrielles, la fonction d’approvisionnement est vitale car elle conditionne parfois l’équilibre financier et la rentabilité de l’entreprise : cas de invendus pour les entreprises commerciales (problème du choix de l’assortiment), cas des stocks excessifs pour les entreprises industrielles car le coût de possession d’un stock représente souvent annuellement plus de 10% de sa valeur (à comparer avec la rentabilité moyenne des capitaux investis) ;
la qualité et donc le marché des produits de l’entreprise qui dépend de la fiabilité des composants et des matières premières.
La fonction technique
La fonction technique n’existe pas dans toutes les entreprises (entreprises commerciales). Le terme technique doit d’ailleurs être retenu dans une large acception ; ainsi, dans une entreprise prestataire de services, la fonction technique consistera dans le service rendu : étude d’un dossier dans un cabinet d’expertise, élaboration d’un projet de réorganisation par un cabinet d’ingénieur conseil.
Elle est chargée :
de la préparation du travail c’est à dire à la fois de la préparation technique qui incombe au service des études et à celui des méthodes et de la préparation administrative qui est le fait des services d’ordonnancement, de planning et de lancement. Il s’agit d’une phase importante car c’est d’elle que dépend pour une large part :
- la conception des détails du produit (et donc sa commercialisation : adéquation aux goûts des clients),
- la productivité des ateliers,
- la satisfaction des exécutants : détermination de la nature des tâches et de leurs cadences et équilibrage du plan de charge des ateliers,
- la régularité des livraisons et des approvisionnements car elle est reliée en amont avec l’approvisionnement et en aval avec la commercialisation
de l’exécution du travail mettant en oeuvre simultanément le personnel, le matériel et les matières premières ou fournitures ;
ci du contrôle (technique) c’est à dire contrôle de la progression de l’exécution par imprimés, graphiques ou appareils enregistreurs ; contrôle de quantité et de qualité de l’entretien (maintenance) et de la sécurité.
La fonction commerciale ( commercial vente )
Si les fonctions financière, d’approvisionnement et sociale relient déjà l’entreprise avec l’extérieur, la fonction commerciale la relie à la clientèle.
Jadis limitée à l’existence d’un seul « service des ventes », elle s’est considérablement étoffée et diversifiée par l’apparition de services spécialisés dans les diverses techniques commerciales. Ces services se rattachent à trois grandes tâches
La connaissance du marché est le fait des services d’études de marché et d’études de motivations, ainsi que des organes de prévision (service statistique). Elle a pour objet de connaître les caractéristiques du marché actuel : nature des clients, pourquoi ils achètent et comment, par quels canaux préférentiels de distribution, les qualités et défauts attribués aux produits. En outre elle vise à déterminer le marché potentiel c’est à dire celui que l’on peut atteindre par une action commerciale et le marché futur qui résulte des objectifs fixés.
Le service du marché qui est confié :
au service des ventes, souvent divisé en deux services pour le marché intérieur et pour l’exportation et organisé selon une structure géographique (directions régionales). Les vendeurs sont des salariés de l’entreprise (vente en magasin) ou des représentants rémunérés par des commissions et chargés de la prospection d’une région ;
au service d’administration des ventes qui accomplit les tâches administratives et techniques postérieures à la commande ;
au service technico commercial chargé d’apporter aux vendeurs une assistance technique dans leurs rapports avec les clients catalogue, argumentaire, échantillon, matériel d’exposition...
au service après vente qui se charge de l’entretien, de la réparation et des échanges. En outre, il transmet à la direction commerciale les renseignements relatifs au produit émanant des utilisateurs et des intermédiaires (car tout produit a toujours deux clients : le consommateur final et le canal de distribution et ce dernier est parfois le plus important).
au service livraison qui se charge de l’emballage, des expéditions et du transport.
au service de contrôle (inspection des ventes).
L’action sur le marché. Cette action est réalisée par les services de publicité utilisant différents supports (radio, presse, télévision, affiche) promotion des ventes qui se caractérise par un avantage spécial accordé au client, une intervention humaine entre le produit et l’acheteur.