L’entreprise constitue un système d’élément orienté vers l’interaction de flux
Un système est un ensemble d’éléments en interaction orienté vers la réalisation d’un objectif.
Il existe ainsi des systèmes biologiques (le système nerveux), physiques (le système solaire), sociaux (l’entreprise, l’Université, la société).
Généralement, on peut décomposer un système en sous systèmes. Le système global est formé de sous systèmes, couplés les uns aux autres. Ainsi l’entreprise est un sous système de l’ensemble formé par l’économie ou la société. De même le système nerveux est un sous système de l’ensemble constitué par un être vivant ; et le système solaire est un sous ensemble du système stellaire.
De façon inverse, l’entreprise se décompose en une série de sous systèmes qu’elle réunit. C’est l’interaction, la complémentarité des sous systèmes qui constitue l’ensemble. Au sein de l’entreprise, on peut distinguer des sous systèmes de production, de commercialisation, et de financement. Selon une autre optique l’entreprise regroupe des sous systèmes d’information, de décision et de contrôle.
Tout système peut ainsi être englobé dans un système plus vaste et se décomposer en sous systèmes imbriqués.
Quel que soit le niveau d’analyse, le système comporte toujours
- des structures, c’est à dire des éléments stables qui n’évoluent que très lentement : l’appareil de production, l’organisation administrative, le réseau de distribution ;
- des relations entre ces éléments, afin d’assurer l’interaction au sein du système. Tout élément se caractérise, en effet, par des variables d’entrée (par exemple, si l’élément est une machine, la variable d’entrée est constituée par la matière première) et des variables de sortie (la production, les déchets de la machine). Le rapport entre les variables d’entrée et de sortie dépend de l’état de l’élément (réglage de la machine). Deux éléments sont couplés lorsque la variable de sortie de l’un est une variable d’entrée pour l’autre. Par exemple, si la variable de sortie de la machine (déchets) est la variable d’entrée d’un appareil de contrôle, celui ci pourra émettre un ordre de réglage de la machine ;
- des objectifs qui vont orienter le fonctionnement du système et permettre sa régulation. La régulation consiste, au vu d’objectifs fixés, à mesurer les résultats obtenus, les comparer à ces objectifs et réorienter l’action en fonction des écarts constatés entre les objectifs et les résultats.
Les relations entre les éléments d’un système sont ainsi réalisées par la circulation de flux. Dans l’entreprise circulent trois sortes de flux :
- des flux physiques : matières, énergie, travail ;
- des flux monétaires : budgets, recettes, dépenses, charges, produits ;
- des flux d’information : objectifs, résultats, paramètres, données.
Les flux physiques et monétaires sont généralement recensés et connus. Il n’en est pas de même de l’information qui n’est ni donnée, ni gratuite. Elle se caractérise par :
- un coût,
- la nécessité d’établir des procédures de collecte, de transmission, de traitement, de conservation et de diffusion.
L’entreprise doit donc créer un système d’information à côté des systèmes physiques et financiers.