S.O.S. Secrétariat
Le personnel coûte cher et tout patron de petite entreprise préfère souvent assurer lui même son secrétariat plutôt que d’augmenter ses frais de personnel. Seulement voilà, le résultat du travail n’est pas toujours celui qu’il attend ! Après tout, chacun son métier, et taper une lettre à la machine, établir des factures, confirmer des rendez vous, sont des travaux qui véhiculent l’image de l’entreprise et prennent pas mal de temps.
Même les patrons qui ont une secrétaire ne sont pas à l’abri du besoin : que faire en cas de maladie, de congés ? L’intérim coûte cher et il faut mettre la « nouvelle » au courant...
L’idée d’un secrétariat de dépannage est ainsi apparue et connaît un réel succès partout où l’expérience a été tentée. En France, même si le phénomène n’est pas tout à fait nouveau, l’activité reste prometteuse pour qui veut l’exercer sérieusement.
Vous recruterez vos clients par petites annonces. Insistez bien sur le degré de rapidité de la prestation du service. De la même façon, vous recruterez le personnel que vous détacherez sur place dès qu’un client appelle. Vous pouvez également concevoir une plaquette de présentation de votre société que vous enverrez aux entreprises de votre région. Apportez y tout le soin nécessaire car là encore, vos clients potentiels vous « catalogueront » au premier coup d’oeil.
Les services que vous offrez sont très variés : ils peuvent aller du placement d’une simple dactylo à celle d’une secrétaire trilingue ou d’une spécialiste en bureautique. Veillez à vérifier les C.V. et les compétences des candidates qui se présenteront chez vous pour assurer ces travaux. En effet, tous vos efforts seront vains si vos « messagères » ne sont pas à la hauteur.
D’autres façons de travailler
Si le chef d’entreprise ou le commerçant n’a que très peu de courrier à dicter, proposez lui un rendez vous téléphonique à une heure qui lui convient. Confiez l’appel à une sténo dactylographe qui prendra la lettre en sténo et se chargera ensuite de la dactylographier et de l’envoyer ou de la déposer chez le client pour signature dès le lendemain.
Autre possibilité : l’enregistrement, beaucoup plus souple que le coup de téléphone. Ou vous passez retirer les courriers dictés au magnétophone, ou l’entreprise vous les fait parvenir. Le tout est traité chez vous.
Les tarifs sont très variables : de 28 à 35 francs la page normalisée (Soit 25 lignes de 60 caractères) à 160 à 200 francs la page pour les traductions par exemple. Tarifs auxquels vous pouvez ajouter des frais de déplacement (de 17 à 66 francs dans un rayon de 25 a 100 km).
Si le marketing direct est un allié certain pour vous faire connaître et développer votre clientèle, la satisfaction du client est au moins aussi importante. Les nouvelles vont vite en ville et mieux vaut éviter de passer pour un amateur.
Cette activité n’est vraiment pas compliquée à exercer. Pour démarrer, il vous suffit de trouver un local (vous pouvez aussi démarrer à domicile en aménageant une pièce). L’emplacement n’a pas d’importance puisque le client ne viendra que rarement sur place. C’est vous, ou votre personnel, qui vous déplacerez.
Vous éviterez bien des frais de lancement si vous recrutez un personnel possédant déjà du matériel : simple machine à écrire (de qualité irréprochable) ou microordinateur avec imprimante (9 000 francs environ). Prévoyez quand même un matériel minimum : fax et photocopieur. Pour démarrer, comptez donc entre 20 000 à 35 000 francs suivant le matériel choisi.
Dès que votre affaire commencera à tourner, vous pourrez envisager de quitter votre domicile pour vous installer dans un local plus approprié et plus professionnel. Vous pourrez également étoffer votre parc de matériel et employer le personnel chez vous. L’intérêt de ce concept est donc sa souplesse, même s’il nécessite votre présence à temps plein. Vous pouvez démarrer tout petit en n’offrant qu’une prestation (de saisie par exemple) pour vous diversifier peu à peu et agrandir votre affaire. Certains entrepreneurs, ayant débuté avec une seule dactylo, en sont venus à créer une série de petites agences dans les villes voisines. Qu’attendez vous ?