Le contenu de la politique d’approvisionnement
La politique d’approvisionnement peut fixer des règles très générales ou au contraire des règles bien détaillées précisant le sens du choix pour toute décision.
Ces règles peuvent être présentées, selon le plan d’étude suivi dans les deux chapitres sur le « commercial achat »
Règles concernant les buts, les relations internes, la qualité des hommes, la détermination des besoins (répétitifs, non répétitifs), la détermination de l’achat (conquête du marché, commande), le suivi de l’achat (surveillance des détails, réception, gestion matérielle des stocks).
Exemples :
- « Les services d’approvisionnements seront guidés par les trois impératifs : qualité, prix, services. »
- « Les demandes d’achats urgentes seront signées par la direction générale. »
- « Les prix seront considérés comme confidentiels. »
- « La visite des usines des fournisseurs sera systématique. »
Parmi ces règles, certaines sont traditionnellement regroupées autour de deux thèmes : retenons cette présentation, la politique d’achat et la politique de gestion des stocks.
LA POLITIQUE D’ACHAT
Au sens large, la politique d’achat consiste à préciser les règles à suivre pour tous les points du plan d’étude concernant la détermination de l’achat et les opérations qui se situent après l’acte d’achat.
On peut trouver, par exemple, des règles très précises telles que les suivantes :
« Toute commande passée sur un bulletin de commande (document émanant du fournisseur) sera communiquée, avant signature, au service juridique. »
« Un avis motivé devra être envoyé à tout fournisseur non retenu. »
Au sens étroit, la politique d’achat se limite aux règles permettant de choisir les sources d’approvisionnement.
Un seul fournisseur ou plusieurs fournisseurs ?
Malgré les avantages liés à la concentration des achats sur un seul fournisseur (prix, livraisons, contrôles, relations), la règle la plus courante est le recours à plusieurs fournisseurs (pour des raisons de sécurité dans les approvisionnements, de meilleur service de la part de fournisseurs se sachant en concurrence).
Faut il privilégier les fournisseurs locaux ?
La règle est souvent d’établir un juste équilibre entre les fournisseurs locaux ou régionaux (pour leur rapidité de prestations et l’établissement de bonnes relations publiques (1)) et les fournisseurs plus éloignés (pour leur compétitivité).
Faut il s’adresser aux intermédiaires ou directement au producteur ?
La règle « qualité prix services » doit permettre de trancher. Le recours à l’intermédiaire présente souvent les avantages de proximité, de compétence commerciale, d’assortiment large et profond (2).
Faut il donner la préférence au fournisseur qui est, par ailleurs, notre client ?
C’est le problème de la réciprocité qui est ainsi posé.
Ce fournisseur n’est pas nécessairement le mieux placé, mais, en traitant avec lui, on peut favoriser les ventes.
La réciprocité est donc un moyen de maintenir ou d’accroître les ventes. Mais ce que l’entreprise gagne en ventes supplémentaires, elle peut le perdre par l’accroissement des coûts d’achats.
Le service « Achats » et le service « Ventes » étant tous les deux en cause, c’est le directeur général qui décidera.
La politique d’achat est consignée dans un manuel d’achat (voir document n° 8).
LA POLITIQUE DE GESTION DES STOCKS
Cette politique précise les lignes de conduite et les règles, appliquées dans une entreprise donnée pour résoudre les problèmes posés par les stocks.
Les différents points de l’étude des stocks [gestion économique (p. 163), gestion matérielle (p. 195), mouvements de stocks (p. 196), gestion intégrée (p. 199)1 forment autant de règles d’une politique de gestion des stocks. Prenons des exemples
Politique de la gestion économique des stocks
- La méthode A, B, C sera appliquée (3)
- pour la catégorie A : contrôle intégral des mouvements de contrôle des approvisionnements par un cadre qualifié
- pour la catégorie B : contrôle par inventaires périodiques rapprochés et application mécanique des règles courantes de gestion des stocks ;
- Le nombre de commandes sera déterminé de telle sorte que la somme du coût de possession des stocks et du coût de passation des commandes soit minimum.
- Le réapprovisionnement sera réglé par la notion de nombre optimum de commandes.
- Le niveau de stock de sécurité doit minimiser la somme du coût de rupture et du coût de possession.
- La règle du minimum maximum sera retenue (1).
- On appliquera la règle de la période de couverture (2).
Politique de gestion matérielle des stocks
- La nomenclature doit se référer à la nomenclature de l’l.F.L.S.
- Dans l’implantation des locaux, la proximité de l’utilisateur sera privilégiée.
- Toute décision de mécanisation de l’entrepôt sera prise par la direction générale.
Politique de gestion pour la constatation des mouvements
- On peut trouver ici la règle concernant la méthode ABC (voir ci dessus).
- On peut aussi rencontrer d’autres règles
- Les stocks ne seront tenus sur fiche, qu’en quantités.
- Une étiquette de casier devra toujours être prévue.
Politique de gestion des stocks par l’ordinateur
Les décisions répétitives de réapprovisionnement devront être prises par l’ordinateur.