La réception des produits
Parce que la réception est une source de litiges, des fabricants, des transporteurs et des distributeurs (1) ont établi un code d’usage de réception des marchandises (accord du 7 mai 1974).
Relevons les points essentiels de ce code.
Les opérations de réception sont dissociées en deux phases
PHASE I : LE DÉCHARGEMENT PROPREMENT DIT
C’est au niveau de cette phase qu’a lieu le transfert des responsabilités entre transporteur et destinataire.
Mise à quai du véhicule
Le livreur présente ses documents :
- titres de transport (récépissés) indiquant le nombre de colis et leur poids total
- et/ou les bons de livraison détaillant la marchandise.
Le réceptionnaire peut s’assurer que l’arrivage est prévu :
Il est souhaitable :
- qu’il dispose d’une liste des arrivages prévus ;
- que les références de la commande soient sur le récépissé ou sur le bon de livraison.
Déchargement
Chaque colis doit être identifiable, afin de s’assurer que les colis reçus sont bien ceux qui ont été expédiés.
Contrôle quantitatif et qualitatif des colis
Le livreur est tenu d’assister au comptage.
Le réceptionnaire
- compte les colis,
- vérifie leur bon état extérieur,
- s’assure de la conformité de la livraison avec le nombre total de colis indiqué sur le récépissé de transport ou le bon de livraison.
Prise en charge de la livraison par le destinataire
Celle ci s’effectue, selon les modalités illustrées dans le schéma suivant. Remarque : Cas des acceptations (SOUS réserve). L’article 105 du code de Commerce permet au destinataire de réserver ses droits. Dans ce cas, les réserves exprimées doivent être motivées et mentionnées avec précision. Les seules mentions (sous réserve de déballage) ou « sous réserve de contrôle » ne sont pas admises en garantie de récupération de dommage.
Transmission des informations concernant les litiges
Le destinataire doit (légalement dans les trois jours de la réception) confirmer, par lettre recommandée ou tout autre moyen d’information rapide (télex) au transporteur, les réserves faites, ce dernier devant en aviser l’expéditeur. Il est souhaitable que le destinataire en informe également l’expéditeur (double de la lettre, télex, par exemple). De cette façon, l’expéditeur peut, si c’est nécessaire, relancer le transporteur aux fins de règlement du litige.
PHASE Il : LA RECEPTION DEFINITIVE
Comme c’est au niveau de la phase I qu’a lieu le transfert des responsabilités entre transporteur et destinataire, le transporteur n’est donc pas impliqué dans la deuxième phase qui « en aucun cas ne doit interférer sur le temps de présence des camions », précise le code d’usage.
La phase Il comprend :
Le contrôle quantitatif du contenu des colis :
Les documents de base sont le bon de commande, les documents de livraison.
Le contrôle de la qualité (non réglementé dans le code d’usage)
Pour tous les biens qui comportent des essais préalables à l’utilisation, le contrôle s’effectue en présence d’un responsable du service après vente du fournisseur.
Pour les biens achetés en grande quantité, le contrôle porte sur une certaine partie d’entre eux, un « échantillon » prélevé scientifiquement .La prise en charge de la livraison par le service du magasin
Tenue du « livre des réceptions » ou établissement d’un « bon de réception ».
Le contrôle de la facture :
Lorsque la facture arrive, le service des achats vérifie les prix et les quantités par rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison.
La facture est ensuite transmise au service de la comptabilité.