La détermination de l’achat
Satisfaire, dans les meilleures conditions (qualité, prix, services), les besoins exprimés, conduit l’acheteur à avoir une attitude offensive sur le marché amont. Il « travaillera », ce marché, il aura pour but de le maîtriser, de le conquérir.
Le meilleur fournisseur étant retenu, l’achat proprement dit aura lieu la commande sera passée.
La conquête du marché amont
Elle comprend
UNE CONNAISSANCE APPROFONDIE DU MARCHE AMONT
Les études de marché et les actions de prospection relatives :
- au recensement des fournisseurs actuels et des fournisseurs potentiels (la prospection est la recherche de ces derniers, c’est à dire des fournisseurs possibles) ;
- à l’évolution des produits, des matières premières ;
- à l’analyse du réseau de distribution (1) des fournisseurs ;
- et, pour chaque fournisseur
- à l’analyse financière ;
- à l’étude sur place des méthodes de production, de l’état de l’équipement, des méthodes et des moyens commerciaux.
Ces tâches nécessitent de la part de l’acheteur une attitude active, l’acheteur doit être un « acheteur prospecteur » (2).
La réception des représentants
Un acheteur « organisé » ne reçoit que sur rendez vous. Il sait aussi que pour obtenir le maximum de renseignements auprès des représentants, il doit garantir une totale discrétion ; en particulier par une parfaite insonorisation des locaux.
La réception des représentants des fournisseurs permet une meilleure connaissance du marché amont. En général, elle ne doit pas comprendre la phase d’engagement (signature du bon de commande).
La documentation
La connaissance du marché fournisseurs nécessite la gestion d’une abondante documentation qui prend diverses formes :
les documents reçus en publicité directe : monographies, catalogues, brochures, notices descriptives, lettres d’offres.
Leurs formats très variés sont d’ailleurs un handicap sérieux pour la consultation et le rangement.
la presse commerciale (revues, journaux) ;
les annuaires (1), qui donnent des renseignements valables pour une année ;
LA PROVOCATION DES OFFRES
Elle a lieu par la technique de l’appel d’offre.
L’appel d’offre peut être la suite normale de la connaissance du marché amont.
L’acheteur fait appel aux fournisseurs possibles qu’il a sélectionnés (1), afin qu’ils présentent leurs meilleures conditions.
C’est le cas le plus courant : l’appel d’offre concerne des produits, matières, marchandises d’utilisation habituelle. Il porte surtout sur les prix, les autres conditions (en particulier la qualité et le délai) étant imposées. Aussi cet appel d’offre se réduit il souvent â une demande de prix (voir document n° 3). (2).
Dans le cas de commandes exceptionnelles
(par leur montant ou par la nature des produits (3), l’appel d’offre est public et fait l’objet d’une publicité dans la presse nationale ou internationale (voir documents n° 4).
L’importance de l’achat justifie alors les frais engagés.
L’énumération détaillée des conditions d’achat sur les demandes de prix et les appels d’offre assure une position privilégiée dans la négociation future.
LA SYNTHÈSE DES DIFFÉRENTES INFORMATIONS ET ACTIONS LE TABLEAU DE COMPARAISON
Les réponses des fournisseurs aux appels d’offre, c’est à dire les propositions de prix (1) sont synthétisées dans un tableau à double entrée qui facilite la prise de décision (voir document n° 5).
LA DÉCISION DE L’ACHETEUR POUR LE CHOIX DU FOURNISSEUR
Cette décision résulte
de l’analyse du tableau de comparaison
Les contraintes internes sont à prendre en considération, par exemple : une trésorerie insuffisante fera privilégier le fournisseur qui propose des conditions de règlement à « 90 jours fin de mois » .
Parfois, le tableau de comparaison met en évidence une collusion des fournisseurs, c’est à dire une entente entre eux pour proposer des prix élevés ; la règle est alors de rejeter les propositions, d’essayer de négocier avec l’un des fournisseurs. En cas d’échec, il faut utiliser des matières de substitution quand cela est possible,
des différentes formes d’accord possible avec les fournisseurs
de la volonté de recourir è des formes modernes de négociation
L’analyse de la valeur
L’analyse de la valeur (2) consiste à étudier les coûts de production et de distribution chez le fournisseur éventuel.
L’établissement de courbes d’apprentissage (3)
Dans le cas de marchés importants et répétitifs passés par d’importantes sociétés ou par des administrations, la commande est attribuée au fournisseur le « moins disant » c’est le cas, par exemple, des adjudications (voir document n° 6).
On interdit par là même au fournisseur retenu de progresser : la très faible marge dégagée (s’il y en a une) ne lui permet pas de financer la recherche et donc d’améliorer le produit qu’il livre. D’où la solution de la courbe d’apprentissage
on traite avec le fournisseur qui est le plus susceptible de s’adapter à l’évolution,
On convient avec lui d’une évolution du coût de son produit (1), de sa marge et donc du prix de vente. La marge très élevée pour la première période du marché ira en diminuant par la suite. Le fournisseur, « pour suivre la courbe », sera obligé « d’investir dans le progrès » (amélioration des équipements, financement de la recherche, formation des hommes), de telle sorte que son coût de revient baisse et donc son prix de vente.
Selon Octave Gelinier, « il est soumis au régime dynamisant de tension (à moyen terme), dans la liberté (à court terme) (2) ». L’acheteur s’assure ainsi d’un produit très compétitif pour toute la durée du marché ; le risque d’obsolescence devient nul.
L’établissement d’un réseau P.E.R.T. (3)
L’acheteur qui dispose d’un réseau P.E.R.T. aura une position forte ; il pourra également imposer au fournisseur la réalisation d’un réseau P.E.R.T., surtout dans le cas de matériels à fabriquer. La négociation sera centrée sur l’analyse des étapes qui composent le chemin critique
Le refus de tout marchandage, une discussion loyale sur des objectifs précis, doivent caractériser la négociation.
Tout fournisseur dont la proposition a été refusée, devra en être informé (avec les explications justifiant le refus).