La détermination des besoins dans l’entreprise de production
LA DETERMINATION DES BESOINS RÉPÉTITIFS
Les produits permettant de satisfaire ces besoins sont stockés ; les stocks donnent eux mêmes naissance à un flux de besoins régularisés par le service achats.
Les principes d’une gestion économique des stocks que nous avons analysés trouvent ici encore leur champ d’application. Reste à montrer comment ils sont mis en oeuvre.
Pratiquement, la plupart des entreprises de production commandent à date fixe des quantités variables.
La quantité à commander, à une date donnée, doit couvrir les besoins entre les deux dates successives de livraison, compte tenu des existants en stock.
Cette formule concerne les stocks courants, correspondant à des besoins répétitifs.
Les stocks courants comprennent
- les stocks de matières premières et de produits semi finis alimentant la production
- les besoins doivent être déterminés sur une longue période ;
- la rupture des stocks doit être impossible ;
- les stocks de matières consommables et de pièces de rechange pour les ateliers et les bureaux.
Ces stocks exigent l’établissement d’une nomenclature précise permettant d’individualiser par un symbole tout article stocké.
Précautions à prendre pour la détermination du nombre optimum de commandes (ou de la quantité optimum à commander).
La détermination définitive de N prend en considération
- le fait que N ne peut avoir qu’une valeur entière, en général comprise entre 1 et 12 ;
- la possibilité d’obtenir des remises dans ce cas là, il faudra faire un calcul pour chaque poste du barème de prix ; on en déduira N optimum.
Documents utilisés.
Pour déclencher le réapprovisionnement »
Dans le cas d’une gestion non automatisée.
Comme pour les besoins non répétitifs, une demande d’achat est adressée par le service du magasin au service achats. Cette demande peut prendre la forme
- de la demande d’achat classique ;
- d’une fiche de réapprovisionnement qui précise les éléments justifiant la quantité à commander (document n°. 2).
Remarque : Une solution intéressante consiste à utiliser le verso de la fiche du stock (étudiée chapitre 9) comme fiche de réapprovisionnement (1). Dans ce cas, la fiche de stock fait la navette entre le service du magasin et le service achats.
Dans le cas d’une gestion automatisée.
L’ordinateur permet d’automatiser la procédure de réapprovisionnement. Un programme est établi à partir de la formule donnant les quantités à commander.
L’ordinateur donne une liste des articles à commander avec, pour chacun d’eux, la quantité économique.
Pour programmer l’avenir :
La détermination des besoins pour la prochaine période entraîne quatre prévisions (2)
- prévision des besoins à satisfaire, c’est à dire des consommations,
- prévision de commandes,
- prévisions des livraisons,
- prévision de l’état des stocks.
A chacune de ces prévisions, correspond un programme ou un budget selon que la prévision est quantitative ou en valeur.
LA DETERMINATION DES BESOINS NON RÉPÉTITIFS
Les besoins non répétitifs apparaissent souvent dans des services de l’entreprise autres que le service des approvisionnements. Le responsable du service exprime ce besoin sous forme d’un document appelé « demande d’achat » ou a réquisition d’achat) qu’il adresse au service(achats).
La demande d’achat, document interne à l’entreprise, n’est pas normalisée.
Elle doit comprendre, au moins, les indications suivantes :
N° : renseignements
Service responsable : signature inscrits par
Désignation des produits, quantité, délai, lieu de livraison : l’émetteur
Dans une forme plus élaborée (voir document n° 3) elle comprend des renseignements inscrits par le service récepteur (service achats) :
- conditions des différents fournisseurs,
- fournisseur retenu,
- date de la commande et numéro.
Cette dernière forme est la plus efficace et doit être retenue.
Elle permet, en effet, au service achats de réaliser une intéressante circulation des informations (voir document n° 4) ; le service achats assume ainsi un aspect de sa mission d’information et de suivi.
Rôle actif du service des achats dans cette première phase du processus d’achat.
Un service achats compétent intervient :
pour réduire le nombre des demandes d’achat portant sur des achats de faible valeur.
Ces demandes d’achat vont, en effet, entraîner un rapport :
coût de passation des commandes /besoins exprimés dans la demande d’achat
très élevé.
Moyens d’action possibles :
- n’exécuter globalement les petits ordres qu’à partir d’un certain seuil de valeur ;
- obliger les services émetteurs à indiquer NN (non nomenclaturés) (1) pour s’assurer qu’ils ont bien consulté la nomenclature en vigueur dans l’entreprise ils devront préciser pour ces articles la famille de la nomenclature à laquelle ils pourraient appartenir ;
- prévoir un argumentaire pour inciter le service émetteur à retenir des produits stockables. (c’est à dire standards, courants) au lieu de produits particuliers ;
- regrouper le même jour, pour une période donnée, toutes lés petites commandes.
pour réduire le nombre des demandes d’achat de « dernière minute »
- les frais entraînés par des demandes urgentes sont mis à la charge du service émetteur, ce qui suppose l’existence d’une gestion budgétaire, ainsi que la possibilité d’évaluer des frais ;
- obliger le service émetteur à faire transiter la demande d’achat de « dernière minute » par la direction générale.
pour modifier certaines demandes d’achat
L’existence d’une qualité équivalente à meilleur prix, l’apparition de nouvelles matières sur le marché amont, entraînent un échange entre le service achats et le service émetteur. Il peut en résulter la modification de la demande d’achat.