Les services approvisionnements et la nécessité d’un personnel commercial
L’importance des approvisionnements dans l’entreprise se traduit :
- par la division de la fonction en services ;
- par la nécessité d’avoir recours à des agents commerciaux qualifiés, formés aux techniques de l’approvisionnement et à l’action commerciale.
LA DIVISION DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENTS EN SERVICES
Dans une entreprise industrielle
Division classique :
- Service des achats (prévision des besoins, achats, contrôle à la livraison) ;
- Service du magasin (gestion matérielle des stocks, contrôle de la qualité) ;
- On rencontre fréquemment un troisième service : le service de la gestion économique des stocks.
Dans les services approvisionnements importants, la structure par produits est retenue, mais on rencontre des services communs :
- Service achat produit A
- Service achat produit B
- Services par produits
- Service achat produit C
- Bureau des achats (dossiers classement courrier)
- Service du magasin
- Services communs
Cette structure présente l’avantage de permettre la différenciation des méthodes d’approvisionnement afin de les adapter à la nature des produits achetés.
Remarque : L’existence de différents services implique généralement une centralisation des approvisionnements. La direction des approvisionnements dépend hiérarchiquement de la direction générale.
Dans une entreprise commerciale
La diversité des entreprises commerciales rend possible de multiples organisations. L’organisation la plus complète apparaît au niveau des centrales d’achat.
La structure par produits y est la plus courante. Ainsi pour une centrale d’achat approvisionnant des hypermarchés (grandes surfaces de vente en périphérie des villes et supérieures à 2.500 m2), on rencontre au moins trois directions à l’intérieur de la fonction approvisionnement.
- une direction (alimentaire) (l’alimentation représente 40 à 50% de l’assortiment) ;
- une direction « non alimentaire » ;
- une direction « gestion de l’entrepôt ».
Dans les entreprises commerciales de détail appartenant au commerce (moderne) (grands magasins, magasins populaires, maison de V.P.C. (vente par correspondance), hypermarchés, supermarchés (surface de vente comprise entre 400 et 2 500 m2), supérettes (surface de vente comprise entre 120 et 400 m2), la pratique de la délégation de l’autorité et la gestion par objectifs conduisent à créer des cellules autonomes appelées « départements », « groupes », « rayons », selon les cas, caractérisérai le regroupement des opérations d’approvisionnement et de vente au niveau du même responsable. Cette structure qui relève des techniques du management fait appel au sens des responsabilités, à la capacité d’initiative. Elle accroît la compétitivité de l’entreprise tout en assurant une meilleure satisfaction de la clientèle.
LA NÉCESSITÉ D’AVOIR RECOURS A DES AGENTS COMMERCIAUX QUALIFIÉS FORMÉS AUX TECHNIQUES DE L’APPROVISIONNEMENT ET A L’ACTION COMMERCIALE
L’acheteur et le responsable des approvisionnements doivent veiller à assurer leurs positions dans le combat qu’ils livrent en permanence sur le marché fournisseurs. Pour cela, ils doivent être compétents,. patients, tenaces.
A l’intérieur de l’entreprise, le sens de l’organisation, le goût pour la diffusion des informations, la capacité à convaincre, l’imprégnation par l’esprit mercatique, doivent donner à la fonction approvisionnement la place qu’elle n’a pas toujours su conquérir, au détriment de la satisfaction de la clientèle et de la rentabilité de l’entreprise.
La fonction approvisionnement a donc besoin de femmes et d’hommes formés à l’action commerciale, tant pour s’imposer sur le marché amont que pour participer à la diffusion de l’esprit mercatique dans l’entreprise.